Veranstaltungsmanagement

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Die Abteilung für Veranstaltungsmanagement innerhalb unseres Vereins spielt eine entscheidende Rolle bei der Organisation, Planung und Durchführung von verschiedenen Events.

Hier sind einige detaillierte Aufgaben, die diese Abteilung typischerweise übernimmt:

Planung und Konzeption:
Das Team arbeitet eng mit anderen Abteilungen und dem Vorstand zusammen, um die Veranstaltungen des BKV´s zu konzipieren.
- Am Beispiel der Sonnenwendfeier gehören u.a. folgende Aufgaben zum Themengebiet dieser Gruppe:
  - Beschaffung von Holz
  - Behördliche Genehmigungen
  - Planung Einkauf
  - Musik
  - Begleitung und Organisation von Auf- und Abbau
  - Konzeption Theke, Ausschank, Kühlschränke, Kühlwagen, Grill
  - Bühne inkl. Absprache mit Technik
  - Absprache Feuerwehr
  - Absprache Werkstätten für Behinderte
  - Getränke bestellen (Grohe + Wein)
  - Preise festlegen
  - Preislisten bei der Grafik in Auftrag geben
  - Absprache mit Grafik und Social Media zu Werbemaßnahmen
  - Absprache mit Rechnerin wegen Kassen und Wechselgeld
  - Begleitung des Schichtplans
  - Prüfung und Anpassung der vorliegenden Checklisten
  - U.v.m.
- Die Aufgaben innerhalb des Teams sind außerordentlich vielfältig.
Durchführung und Koordination:
Während des Events ist das Team verantwortlich für die reibungslose Durchführung, indem sie sicherstellen, dass alle Aspekte des Programms wie geplant ablaufen, Probleme schnell gelöst werden und die Gäste und Mitglieder eine schöne und reibungslose Veranstaltung genießen können.
Feedback und Evaluierung:
Nach jeder Veranstaltung sammelt die Abteilung Feedback von den Mitgliedern, um die Veranstaltung zu evaluieren und Verbesserungsmöglichkeiten für die Zukunft zu identifizieren.
Dokumentation und Berichterstattung:
Das Team hält alle relevanten Informationen und Dokumente zu den Veranstaltungen fest und erstellt Prozesse zur Vereinfachung zukünftiger Veranstaltungen.